Amennyiben egy vállalkozás – akár agilis, akár egyéb szakmai – transzformáció megvalósítását határozza el, célszerű ezt értéklánc-elemzéssel (value stream mapping, VSM) kezdeni (1), amelyben felmérik a cég értékteremtő folyamatának jelenlegi állapotát (current state map), valamint meghatározzák azt a későbbi állapotot, amelyet a transzformáció útján elérni kívánnak (future state map). A kettő közötti utat a transzformációs terv fogja kijelölni; vagyis azon feladatok listája, amelyek szükségesek a future state megvalósításához.
Nagyobb mértékű transzformáció esetén ez 30-50, akár száz feladatot is jelenthet. Ilyenkor kell bevetnünk valamelyik vagy akár több priorizációs technikát, amelyek meghatározzák a transzformációs feladatok végrehajtásának sorrendjét. A priorizálás egy hatékony eszköze a Nyűg/Impact Mátrix, amelyet ebben a cikkben mutatok be.
- A Nyűg/Impact Mátrix
A transzformációs tervbe kizárólag olyan feladatokat szabad felvenni, amelyek valamely pozitív üzleti célt szolgálnak és megvalósulásuk esetén a vállalat részére – jó esetben pénzben is meghatározható mértékű – hasznot hajtanak. Ez a haszon, előny lesz a feladat elvégzésének hatása, vagyis impactja.
Ugyanakkor minden feladat megvalósítása erőforrás befektetésével jár: munkaidő, anyagi források, külső szakértők díja, stb. Az esetleges függőségek pedig hátráltatják a feladat végrehajtását. Mindemellett egy transzformációs feladat implementálása a cég folyamatai közé a munkavállalók részére is nehézséget okozhat. Ezek a szempontok fogják meghatározni a feladat nehézségét, „nyűgjét”.
A nyűg és az impact értékek meghatározását követően az elvégzett feladatokat elhelyezzük a Nyűg/Impact Mátrixban, amelynek X tengelye az „Impact” értékeket, Y tengelye pedig az „Nyűg” értékeket fogja tartalmazni.
- A mátrix kitöltése
Az egyes feladatok értékeinek meghatározásához a Weighted Scoring (súlyozott pontrendszer) priorizációs technikát célszerű használni. Ennek során először meghatározzuk azokat a paramétereket, amelyek a nyűg és az impact értékek megállapítása során relevánsak, majd meghatározzuk az adott paraméter fontosságát, „súlyát” a teljes értékben, amely megadja az adott paraméterre kiosztható pontok összegét. (2) Ezt követően a kapott értékeket összeadjuk. Azokat a paramétereket szükséges vizsgálni, amelyek a konkrét transzformáció vonatkozásában fontosak. A paraméterek értékei általában nem mérhetőek, ezeket intuíció és becslés alapján állapítja meg a transzformációs csapat. Hasonlóan döntünk a paraméterek súlyáról is.
Egy általunk facilitált transzformáció során az adott paraméterek a következők voltak:
NYŰG
30% Erőforrás-szükséglet (1-2-3) – Mennyi emberi és egyéb erőforrásra van szükség a feladat megvalósításához?
20% Függőségek (0-1-2) – Függ-e valamely egyéb feladat előzetes elvégzésétől vagy külső körülménytől a feladat megvalósíthatósága?
30% Implementálási nehézségek (1-2-3) – Mekkora nehézséget okoz az új folyamat vagy változtatás implementálása a vállalat jelenlegi működésébe?
20% Átfutási idő becslés (1-2) – Várhatóan mennyi idő alatt végezhető el a feladat?
IMPACT
10% Számlázható tétel (0-1) – Az elkészült feladat teremt-e számlázható tételt a vállalat számára, vagyis hajt-e közvetlen, azonnali, ügyfeleken érvényesíthető üzleti hasznot?
30% Közvetlen befolyás az elérendő célokra (0-1-2-3) – A transzformáció célját milyen mértékben szolgálja az adott feladat elvégzése? Mennyire visz minket közel az előre kitűzött célunkhoz?
20% Más feladat függősége-e (0-1-2) – A feladat elvégzése más feladat megvalósítását lehetővé teszi-e? Teremt-e ilyen módon értéket.
30% Választ ad-e konkrét fájdalompontokra (0-1-2-3) – Milyen mértékben ad választ a feladat elvégzése a munkavállalók, illetve a management VSM során felismert fájdalompontjaira, nehézségeire? Megkönnyíti-e a munkát.
10% “Egyéb szempontból fontosság” (0-1) – Fontos-e a feladat mielőbbi elvégzése valamely egyéb okból, pl. magas szintű vezető stratégiai döntése alapján.
A feladatokra adott pontszámokat a transzformációs csapat közösen határozta meg félpontos skálán. A pontszámok összesítését követően az összesen 33 feladatot elhelyeztük a mátrixban. A mátrixban használt színekkel a különböző szakterületeket jelöltük, pl. kereskedelem, marketing, fejlesztés, terméktámogatás, jog, stb.
- Elemzés a mátrix segítségével
A bal alsó sarokból a jobb felső sarokba húzott szaggatott vonaltól jobbra helyezkednek el azok a feladatok, amelynek a hatása nagyobb, mint a nyűgje, vagyis kisebb a szükséges befektetés, mint a várható eredmény. Célszerű ezeket magasabbra priorizálni. A jobb alsó sarokban található feladatok az ún. „alacsonyan lógó gyümölcsök”, amelyek elvégzésével a legnagyobb előnyt érjük el a legkisebb erőforrás ráfordításával. Ezeket a „gyümölcsöket” érdemes mielőbb „leszakítani”, vagyis először elvégezni. A szaggatott vonal bal oldalán találhatók azok a feladatok, amelyek nyűgje nagyobb, mint az impactjuk. Ezeket célszerűbb hátrébb priorizálni, mert a befektetéshez képest kevesebb hasznot hajtanak.
- MoSCoW-analízis (3)
Bizonyos esetekben nem elegendő a Nyűg/Impact Mátrix által elvégzett elemzés, mert a transzformált folyamat működéséhez bizonyos feladatok elvégzése akkor is mindenképp szükséges, ha a feladatok nyűgje jelentősen meghaladja az impactjukat. Ezért a végleges döntés előtt célszerű elvégezni egy MoSCoW-analízist is, amelynek lényege, hogy a feladatokat fontosságuk szerint négy kategóriába soroljuk.
Must have – kritikus fontosságú feladatok, amelyek nélkül a megoldás nem működik.
Should have – fontos feladatok, de a megoldás ezek hiányában is működik. Általában nem annyira időkritikusak, vagy más feladatok függőségei, mint a „must have” feladatok.
Could have – olyan feladatok, amelyek elkészülésének örülnénk, de elmaradásuk az aktuális release-ben nem okoz kifejezett hátrányt.
Won’t have – a legkevésbé kritikus, legkevesebb pozitív üzleti hatással rendelkező feladatok, amelyek csak abban az esetben kerülnek a következő release-be, ha minden egyéb feladat már elkészült.
A feladatokat a priorizálás során a fenti kategóriákba besoroltuk és az tagekkel láttuk el: piros – must have, kék – should have, lila – could have, szürke – won’t have.
- Priorizálás a Nyűg/Impact Mátrix és a MoSCoW-analízás használatával
A feladatok mátrixban elfoglalt helyéből és a MoSCoW-analízisből leszűrt információ alapján a transzformációs csapat megállapította a feladatok priorizációs sorrendjét. Legmagasabbra az „alacsonyan lógó gyümölcsöket” és a „must have” feladatokat priorizáltuk, majd a szaggatott vonaltól jobbra lévő, magasabb hatású és a „should have” feladatokat. A legalacsonyabb prioritást a szaggatott vonal bal oldalán lévő és a „could have”, „won’t have” feladatok kapták.
Ezt követően a feladatok becsült emberi erőforrás-szükséglete és átfutási ideje alapján javaslatot tettünk az egyes release-k tartalmára és a feladatok szállításának határidejére. A feladatokat a rendelkezésre álló kapacitás alapján összesen 5 db, egyenként egy hónap időtartamú release-be soroltuk, minden release végén demoval. Ezt követően a javaslatot megtárgyaltuk a vállalat felső vezetésével, amely a release tervet néhány módosítást követően jóváhagyta. Végül a release tervezés, vagyis a feladatok user story-jainak kidolgozását követően elkezdődhetett azok végrehajtása.
Jegyzetek:
(1) A value stream mappingről lásd az alábbi blogbejegyzést: https://balagile.com/ertekaram-elemzes/
(2) Ez az egyszerűsített változat. A súlyozott pontrendszer hagyományos módszertana alapján minden paraméterre 1-10-ig terjedő skála szerint adhatók pontszámok, amelyeket a súly értékkel összeszorozva kapjuk meg a megfelelő értéket. Több információ: https://www.productplan.com/glossary/weighted-scoring/
(3) Több információ: https://en.wikipedia.org/wiki/MoSCoW_method
